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Tips para Condominios

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¿Cómo elegir un buen Administrador de Edificios y Condominios?

Desde que el ser humano se ha integrado a vivir  en comunidad, ha existido la necesidad de cierto orden, esto con la finalidad primordial de evitar conflictos y rencillas entre quienes cohabitan en un lugar determinado.

Con el paso del tiempo, se han creado figuras que han adoptado esa función de ser un ente regulador de la convivencia entre congéneres. Entre estas, desde hace muchos años, el administrador de edificios y condominios ha surgido cada vez con mayor fuerza, contribuyendo en gran medida a mejorar y optimizar el buen funcionamiento de un edificio.

Sin embargo, para que el proceso de administración de un condominio sea exitoso, es importante, en primer lugar realizar una buena selección de la empresa que se va a encargar de esto, así como también tener claras cuáles son las funciones que ésta debe cumplir. Esto con el objeto de evitar inconvenientes y posibles roces futuros.

Ahora bien, ¿Qué debes tomar en cuenta para elegir un buen administrador?

La selección de un administrador es un paso importante, porque determina el futuro bienestar tuyo y de tu propiedad. Es por esto que aquí te vamos a proporcionar algunos tips para que realices una selección acertada.

  1. Especificar qué aptitudes y características, tanto personales como profesionales requieres en el administrador.

Esto es un punto primordial. Es importante que antes de contratar los servicios de una persona o empresa tengas claro qué es lo que deseas, es decir, que tengas aunque sea un esbozo del perfil de la persona que vas a contratar.

Entre las características ideales de un buen administrador te podemos citar: ser una persona ordenada, con excelentes habilidades de comunicación, responsable, honesto, con amplio conocimiento de las leyes que rigen el campo inmobiliario, experiencia comprobable en el área, así como también ser un buen mediador y conciliador.

  1. Es mejor contratar los servicios de una empresa.

A pesar de que  puedes contratar a una persona natural para que ejerza el rol de administrador, para tu tranquilidad es recomendable que contrates los servicios de una empresa. La razón de ser de esto es que al contratar a una empresa legalmente constituida puedes conocer y comprobar la experiencia que esta tiene en el área, así como también tener la seguridad de que goza de un mejor conocimiento y dominio de todo lo relacionado con la administración.

En este punto es recomendable que elijas una empresa que esté conformada por un equipo en el que haya profesionales de todas las áreas que intervienen en la administración de un condominio, tales como: contabilidad, leyes y por supuesto, administración en sí misma.

Es posible que el contratar los servicios de una empresa represente una inversión monetaria un poco más elevada. Sin embargo, este gasto extra se traduce en la tranquilidad de saber que estás dejando tu patrimonio en manos de personas capacitadas y profesionales.

  1. Evalúa varias opciones antes de tomar una decisión definitiva

Recuerda que la elección de un administrador es una decisión muy importante, porque es la persona a quien le vas a encargar el cuidado y administración de tu propiedad.

Es por esto que, con la finalidad de tomar la mejor decisión posible, debes sopesar varias opciones, siempre teniendo en mente el perfil del administrador que deseas. Una vez que hayas comparado las diversas alternativas que tienes a mano, evaluado los pros y contras, estarás en la capacidad de realizar una decisión acertada acerca del mejor administrador para tu edificio o condominio.

  1. Decídete por una empresa que tenga experiencia comprobable en el campo de la administración

Para evitarte futuros inconvenientes, es importante asegurarte de que la empresa cuyos servicios contrates tenga experiencia en la administración de inmuebles. Para esto, puedes realizar una sencilla investigación por internet o, si conoces a otros clientes, averiguar entre ellos cuál ha sido el desempeño de la empresa que aspiras contratar.

A pesar de que pocos lo ven como algo innecesario, este paso es importante porque te permite estar al tanto de si la actividad de la empresa que estás considerando tiene referencias positivas o negativas.

  1. Las empresas más actualizadas son las mejores.

En los tiempos que estamos viviendo, tener una profesión no es suficiente para ejecutar de forma satisfactoria una actividad. Hoy en día son tantas las herramientas tecnológicas que es importante que todo profesional, indistintamente de su ocupación esté familiarizado con ellas y sepa cómo emplearlas para optimizar su desempeño.

En el caso de las empresas de administración de condominios, el uso de la tecnología es imprescindible para que puedan realizar una excelente labor. Esto es así porque el administrador debe estar al pendiente de muchos aspectos de un condominio de manera simultánea, por lo que debe estar familiarizado con el uso de avances tecnológicos que le permitan coordinarlos de la manera más eficaz posible.

Recuerda que en la época actual, no podemos quedarnos atrás, siempre hay que estar a la par de los avances y beneficios que la tecnología nos pueda proveer.

Estos son solo unos consejos que deberías seguir para que la selección del administrador de tu condominio sea la adecuada.

Como último consejo, ten siempre en cuenta que las decisiones que tomes te lleven a establecer relaciones de tipo ganar – ganar en la que todos los involucrados salgan beneficiados.

Sigue nuestros consejos y te garantizamos que pondrás tu condominio en las mejores manos.

Claves para un Buen Mantenimiento en tu Edificio o Condominio

 

Todo edificio requiere de un buen cuidado y mantenimiento para evitar su deterioro y así asegurar su permanencia en el tiempo. Es de vital importancia que el mantenimiento sea una práctica constante, ya que de esta manera se evitan males mayores.

Ahora bien, ¿Cómo podemos definir el Mantenimiento?

Mantenimiento son todas aquellas acciones, operaciones y cuidados necesarios para proteger  las instalaciones de un edificio, su estado y funcionamiento. Si se implementa un adecuado mantenimiento, se logra que los edificios se mantengan con todas sus características lo más intactas posibles y de esta manera puedan seguir prestando el servicio para el que originalmente fueron concebidos.

¿Existe un solo tipo de mantenimiento?

Este es un punto importante, ya que muchas personas incurren en el error de pensar que existe solo el mantenimiento que se encarga de prevenir algún daño o falla en el funcionamiento de un artefacto. Sin embargo, esta es una idea equivocada y aquí te vamos a explicar por qué.

Existen tres tipos de mantenimiento: cotidiano o de rutina, preventivo y correctivo.

El Mantenimiento de rutina abarca todas aquellas actividades que, como su nombre lo indica, se realizan de forma cotidiana, en el día a día. Incluye actividades poco especializadas que pueden ser realizadas por personal del condominio, por supuesto siempre bajo los lineamientos dictados por el conserje.

Entre las actividades que integran el mantenimiento de rutina de un edificio te podemos mencionar:

  • Actividades de aseo como limpiar los pisos y vidrios.
  • Verificación del funcionamiento de ciertos equipos indispensables como las bombas de agua o los ascensores.
  • Cuidado del jardín

El Mantenimiento Preventivo es aquel que puede realizarse de forma anticipada, con la finalidad primordial de evitar que se produzca alguna avería en algún artefacto o maquinaria. Este tipo de mantenimiento es sistemático, lo que quiere decir que se realiza aun cuando no se haya manifestado ninguna falla en el equipo objeto del mismo.

Es importante mencionarte que el mantenimiento preventivo necesariamente debe estar a cargo de especialistas que están en pleno conocimiento y dominio del funcionamiento y de las piezas que integran cada equipo. Entre estos especialistas podemos nombrar: plomeros, electricistas, cerrajeros, albañiles, etc.

Al implementarse correctamente un mantenimiento preventivo, se estarían evitando gastos innecesarios, así como inconvenientes, tales como la ocurrencia de accidentes, deterioro de la convivencia y pérdidas de tiempo.

El Mantenimiento Correctivo es el tipo de mantenimiento que obligatoriamente es      realizado por personal especializado cuando falla algún equipo de improvisto. Precisamente el mantenimiento de rutina y el preventivo se realizan para no tener que llegar a este punto. Sin embargo, hay accidentes que no pueden ser prevenidos.

¿Por qué se debe realizar el mantenimiento a un edificio?

Son muchas las razones por las cuales se debe realizar un mantenimiento constante e integral de los edificios. Aquí te nombramos las más destacadas:

  • Un mantenimiento rutinario y preventivo evitan tener que realizar reparaciones de gran envergadura, las cuales acarrean grandes gastos, con lo cual se ven perjudicados los propietarios del condominio.
  • Cuando no se realiza un adecuado mantenimiento, se corre el riesgo de que las instalaciones del edificio se vuelvan inseguras, llegando incluso a ser peligrosas para los habitantes del mismo. Por supuesto, con el pasar del tiempo, las instalaciones o equipos pueden averiarse y dejar de cumplir la función para la que fueron creados.
  • Si no se realiza una adecuada limpieza de las áreas comunes de un edificio o condominio, es posible que ocurra la proliferación de plagas de roedores e insectos, así como también de microorganismos como bacterias, lo cual puede repercutir de forma negativa en la salud de las personas que conviven en el edificio.
  • La implementación de un plan adecuado de mantenimiento debe ser visto como una inversión, ya que al mantenerse bien cuidado el edificio y sus instalaciones, el valor del mismo podría verse incrementado. Así mismo, el ambiente limpio y bien cuidado tiene un efecto positivo en quienes hacen vida en él.

¿Cómo debe llevarse a cabo el mantenimiento de un edificio o condominio?

Existen diversas labores que deben realizarse cada día y que forman parte del mantenimiento que debe realizársele a un edificio. Entre estas te podemos mencionar:

  • Limpieza del polvo en todos y cada uno de los rincones de las áreas comunes.
  • Vaciar las papeleras
  • Limpiar los suelos de las áreas como escaleras, portal y ascensores
  • Limpieza y cuidado de las áreas verdes del edificio.
  • Servicio de conserjería, cuidado y control de acceso al edificio.
  • Revisión del funcionamiento de elementos de iluminación, así como también de sistemas de apertura de puertas y cerraduras.

Por otra parte, hay actividades que no se realizan todos los días, sino que deben llevarse a cabo cada cierto tiempo. En esas actividades podemos incluir:

  • Limpieza y cuidado de cristales, patios, lámparas, alfombras y conductos.
  • Revisión de ascensores, de instalaciones eléctricas, del aire acondicionado, del sistema de calefacción, de los sistemas contra incendios, entre otros.

La ejecución adecuada y oportuna de estas actividades garantiza en gran medida  que las instalaciones del edificio se conserven en condiciones óptimas y cumplan adecuadamente con su función.

¿Qué beneficios trae la implementación de un buen mantenimiento en un edificio?

Si se cumple con la normativa vigente en lo referente al mantenimiento y cuidado de un edificio o condominio, se generarían algunos beneficios, entre los cuales te podemos mencionar:

  • Se evita el deterioro de las instalaciones del edificio o condominio.
  • Se logra un ahorro de los diversos costos operacionales.
  • Se evitan posibles accidentes.
  • La vida útil de los equipos e instrumentos se ve prolongada en el tiempo
  • Se evitan inconvenientes, reclamos, problemas de convivencia y descontento por parte de los residentes.

El mantenimiento de una edificación puede ser llevado a cabo por el conserje del mismo, bajo la tutela de alguna empresa de administración o de la junta de condominio. En ocasiones, se contrata a una empresa que se especializa en proveer estos servicios. No hay una opción que sea mejor a otra, todo depende de lo que deseen los que hacen vida en el edificio y de la cantidad de dinero que estén dispuestos a invertir.

En conclusión, podemos decirte que el correcto mantenimiento de un edificio o condominio es muy importante, porque determina el estado físico y funcional del mismo. Por esto es crucial no descuidar este aspecto tan importante de la administración de bienes inmobiliarios.

¿Qué funciones debe cumplir un Administrador de Edificios y Condominios?

La figura del administrador de  edificios y condominios es primordial en el buen funcionamiento de estos, así como también en el bienestar de las personas que hacen vida en ellos, ya sea porque trabajan o viven allí.

Es por esto que se deben tener bien claras cuáles son las funciones que debe ejercer un administrador, para que la gestión desarrollada por él sea eficiente.

Aquí te presentamos de forma detallada las principales funciones que debe cumplir un administrador de edificios y condominios:

  1. Conocer la Ley

Es fundamental que el administrador tenga ciertos conocimientos legales. Debe conocer las leyes, cuyo contenido está relacionado con su labor, siendo una de las principales la Ley de Copropiedad. También debe conocer ampliamente todas las leyes que tienen que ver con el aspecto laboral.

Esto es importante porque el administrador debe estar preparado para afrontar cualquier contingencia, teniendo como respaldo todo el basamento legal del que pueda disponer.

Si el administrador no tiene los conocimientos legales pertinentes, por lo menos debería tener alguien que le asesore en este campo. Si hablamos de una empresa, ésta debe contar con un abogado que ejerza las funciones de asesor legal.

  1. Custodia los bienes y servicios

Esta es una de las funciones principales del administrador, pues precisamente es la razón por la que se contratan sus servicios: para cuidar, vigilar y velar por la preservación de los bienes del condominio.

El administrador debe establecerse a sí mismo como meta principal de su trabajo, procurar el cuidado y conservación de los espacios, bienes y servicios del edificio o condominio en cuestión.

  1. Supervisar el desempeño laboral de los trabajadores del condominio

El administrador debe velar por que todas las personas que ejercen actividad laboral en el edificio o condominio cumplan con la ejecución adecuada de las actividades para las cuales fueron contratados.

  1. Cobrar y recaudar los gastos comunes

Ésta es una de las razones por las cuales se buscan los servicios de un administrador. Muchas veces resulta tedioso y engorroso recolectar el dinero correspondiente a los gastos comunes de un condominio. Debido a esto se recurre a los servicios de una empresa especializada que se encargue de administrar el condominio y por supuesto, una de sus funciones primordiales es asegurar que todos los copropietarios cumplan con los compromisos económicos referentes a los gastos de funcionamiento y cuidado del mismo.

  1. Citar a reunión a la asamblea

El administrador tiene la facultad de citar a una asamblea de copropietarios cuando considere que ésta sea necesaria para aclarar algún inconveniente o tratar algún punto de interés para todos.

  1. Realizar el pago de los servicios de mantenimiento y administración del condominio.

Haciendo uso del dinero que recauda, el administrador está en la obligación de cancelar todos los servicios de mantenimiento del condominio, con lo cual está garantizando un funcionamiento óptimo y eficaz de las instalaciones del mismo.

  1. Fiscalizar el cumplimiento del reglamento interno de la comunidad

Todo condominio debe tener un reglamento interno, establecido y refrendado por sus copropietarios. Éste está basado en la Ley de Copropiedad, pero adaptado a la realidad de cada comunidad.

En este sentido, el administrador es el encargado de velar porque ese reglamento interno sea cumplido por todos los copropietarios. Con esto está garantizando que la convivencia entre quienes hacen vida en la comunidad sea pacífica y armoniosa.

  1. Tener una comunicación efectiva.

Es obligación del administrador mantener una comunicación eficiente y efectiva, con todos los individuos que hacen vida en el condominio. De esta manera podrá tener de primera mano información acerca de las inquietudes y prioridades que existan en la comunidad y de esta manera ejercer su función actuando en consecuencia.

  1. Elaborar el presupuesto anual de ingresos y gastos

El administrador tiene entre sus funciones elaborar el presupuesto anual de ingresos y gastos de la comunidad, tomando en cuenta las posibles contingencias que puedan presentarse en el lapso de un año.

Una vez elaborado el presupuesto, debe presentarlo ante la junta de copropietarios para su aprobación.

  1. Manejar de forma cuidadosa los recursos de la comunidad.

El administrador debe tener en cuenta que fue contratado para administrar los recursos de una comunidad, por lo que le han dado un voto de confianza que debe honrar ejerciendo sus funciones de manera eficiente y transparente.

  1. Rendir cuentas de su trabajo

Para preservar y mantener la transparencia de su gestión, el administrador está en la obligación de presentar cuentas de su desempeño a los copropietarios en los lapsos de tiempo previamente establecidos y al final de su relación laboral.

Una vez contempladas las funciones de un administrador, también conviene tener presente  cuáles pueden ser las dificultades a las que  puede enfrentarse un éste durante el ejercicio de su trabajo.

Entre los primeros inconvenientes con los que se puede encontrar un administrador tenemos la falta de compromiso por parte de la junta de administración. Esto juega en contra del administrador porque no le permitiría realizar de forma eficaz su labor. Recordemos que  para que la administración de un condominio sea exitosa, debe haber compromiso de ambas partes, tanto del administrador como de los copropietarios.

Otra de las dificultades que podemos citarte es la falta o escasez de recursos económicos, lo cual imposibilita en gran medida su desempeño, viéndose en la obligación de recurrir a la invención de estrategias para contrarrestar esta debilidad.

Y por último y muy importante, el hecho de que hay ciertos copropietarios que no comprenden la importancia de saber vivir en comunidad. Debido a esto, en ocasiones no cumplen con las normativas internas previstas en el condominio, lo que a la larga acarrea inconvenientes y rencillas que entorpecen el ambiente de armonía que debería reinar entre quienes cohabitan en un lugar determinado.

Por esto es importante que el administrador sea una persona profesional, altamente capacitada y entrenada para poder hacerle frente a cualquier inconveniente o imprevisto que pueda surgir, siempre teniendo muy presente sus funciones y buscando el bienestar del condominio que administra.

Plan de Emergencia Ante Siniestros (PES): ¿Por qué es importante?

Hay un refrán que dice “Hombre precavido vale por dos” y podemos aplicarlo en nuestras vidas a diario. Si bien es cierto que generalmente pensamos que nada malo e incómodo va a sucedernos, la verdad es que lamentablemente estamos expuestos a que nos ocurran sucesos negativos imprevistos que por más que lo intentemos, no podemos prevenirlos al 100%.

El salir o no airoso de una situación de peligro o emergencia dependen en gran medida de qué tan preparados nos encontramos para hacerle frente. Como es de esperarse, si nos hemos preparado concienzudamente, lo más probable es que salgamos victoriosos. Por el contrario, si no estamos preparados para afrontar este tipo de situaciones, los resultados pueden ser desastrosos.

Así como nosotros no escapamos a sucesos imprevistos, el sitio en el que vivimos tampoco lo hace. Es decir, se nos puede llegar a presentar alguna emergencia en nuestro hogar o en el trabajo, por lo que es de vital importancia planificar con suficiente antelación de qué forma se va actuar si esto llegase a ocurrir.

Es aquí en donde entra en juego lo que se conoce como Plan de Emergencia ante Siniestros, mejor conocido como PES. Este podemos definirlo como el conjunto de pasos y procedimientos que deben seguirse en el momento en que se presenta alguna situación de riesgo o emergencia.

El objetivo fundamental que se persigue con la creación e implementación de un plan de emergencia es minimizar el efecto que esta pueda llegar a tener, tanto en las personas como en el espacio físico.

En los últimos tiempos ha sido común leer en el periódico o ver en los noticieros información acerca de accidentes o emergencias que se han suscitado en condominios, en las que la acción de los cuerpos de seguridad pertinentes como los bomberos se ha visto entorpecida por la poca preparación de los habitantes para actuar en estas situaciones, falla de los sistemas de seguridad y obstáculos en la infraestructura del edificio, entre otros.

De ahí podemos extraer la importancia que tiene desarrollar un Plan de Emergencia ante Siniestros, ya que permite preparar a los habitantes de un condominio para actuar cuando se encuentren en una situación de emergencia o peligro.

Ahora bien, ¿qué situaciones pueden ser consideradas como riesgosas?

Son todas aquellas situaciones que pueden poner en riesgo la integridad de las personas, equipos o artefactos. Pueden ser previstas, más no prevenidas del todo. Sin embargo, es posible educar a los habitantes del condominio para que sepan cómo actuar y responder ante acontecimientos inesperados que puedan considerarse de riesgo.

Las emergencias podemos clasificarlas en dos grandes grupos: naturales y artificiales. Las primeras abarcan sucesos naturales que no pueden ser evitados, como los terremotos, huracanes, tsnunamis o inundaciones. Por otra parte, las emergencias artificiales son aquellas que pueden ser causadas directamente por el hombre, ya sea deliberadamente o no. Entre estas podemos mencionar: incendios, amenazas de bombas, robos o hurtos y conflictos violentos interpersonales.

Como todo en la vida, la planificación es sumamente importante en cada acción que llevamos a cabo. Si hablamos de un plan para actuar ante situaciones inesperadas o de emergencia, la planeación es determinante en el éxito que éste pueda tener.

Es por esto que al elaborar un plan de emergencias, lo primero que hay que hacer es plantear los objetivos que éste debe perseguir.

De forma general, el propósito del plan de emergencias busca los siguientes objetivos:

  • Detectar tempranamente las emergencias.
  • Disminuir el tiempo de reacción de los propietarios ante una emergencia.
  • Diseñar las estrategias necesarias para hacerle frente a una situación de emergencia o de riesgo.
  • Minimizar los efectos y consecuencias, tanto en los copropietarios como en la estructura del condominio.

Así mismo, en el plan de emergencia no solamente debe estar contemplado qué hacer durante la situación de riesgo, sino también antes y después. Por lo tanto, este plan debe estar estructurado en tres fases: qué hacer antes, durante y después de la emergencia.

En el antes deben estar establecidas las posibles conductas preventivas que puedan contribuir a minimizar los posibles efectos de la emergencia. En la segunda fase, el durante, se deben especificar las pautas de comportamiento que se deben seguir en el momento exacto en el que se desarrolla la situación de riesgo. Y en la última fase, el después, las acciones que deben ejecutarse para solventar los daños causados.

Ahora bien,  un Plan de Emergencia ante Siniestros no abarca solamente el diseño de éste, sino que es primordial seguir un protocolo que le dé legalidad.

En primer lugar, el plan debe quedar bien establecido y redactado en un documento, con todas sus especificaciones: objetivos, procedimientos y recomendaciones. Seguidamente, para asegurar que lo plasmado allí es lo correcto, se deben solicitar los servicios de un especialista que revise su contenido. Éste se encargará de darle el visto bueno al plan.

Una vez hecho esto, el plan es presentado a los copropietarios, quienes en una asamblea de carácter extraordinario proceden a aprobarlo. Posteriormente se procede a publicarlo, entregándole a cada copropietario un ejemplar. Así mismo, debe ser socializado con todas las demás personas que tienen que ver con el condominio, es decir, quienes laboran allí.

Por último, debido a que las condiciones ambientales y físicas no son estáticas y están en constante evolución, el plan de emergencias debe ser actualizado anualmente. Es importante que cada quien realice los aportes que considere necesarios para optimizarlo.

Quizás en este punto te estés preguntando si es obligatorio que exista un plan de emergencia ante siniestros. Con toda responsabilidad podemos decirte que sí, es una obligación que se encuentra contemplada en la Ley de Copropiedad 19.537 en su artículo 36.

De igual forma, en dicho artículo se enfatiza que todo plan de emergencia debe contar obligatoriamente con el procedimiento a seguir para una evacuación durante un incendio. Como sabemos, la evacuación comprende el conjunto de medidas o actividades que se deben poner en práctica con el objeto de preservar la integridad y la vida de las personas durante algún siniestro. Esas medidas están orientadas hacia el desplazamiento de dichas personas hacia lugares de menor riesgo en el que  no se encuentren amenazadas.

Es importante que todos los que hacen vida en un condominio estén al tanto de los pormenores del plan de evacuación para poder ejecutarlo con éxito en el momento en el que se les presente una emergencia.

De todo lo dicho se desprende la importancia vital que tiene el Plan de Emergencias ante Siniestros en todo condominio, ya que gracias a éste se estará garantizando el bienestar de todos los copropietarios en casos de que se presente alguna situación riesgosa.

Ahora cabe preguntarte: ¿En tu condominio ya hicieron su Plan de Emergencias?.

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